Ein guter Ruf ist für Unternehmen unerlässlich. Daher ist es auch die Aufgabe der Marketing-Abteilung, im Rahmen ihrer Prozesse die Datenschutzbestimmungen strikt einzuhalten. Erst durch die enge Zusammenarbeit des Datenschutzbeauftragten mit der Marketing-Abteilung können Unternehmen ein hohes Maß an Sicherheit erreichen, um Marketingmaßnahmen mit datenschutzrechtlichen Anforderungen in Einklang zu bringen.

Einleitung

Heutzutage ist der Schutz persönlicher Daten der Kunden ein unerlässlicher Bestandteil des Marketings. Daher ist es wichtig, dass die Marketing-Abteilung ein starkes Augenmerk auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben legt. Denn nur ein rechtmäßige Datenerhebung sowie effektive und effiziente Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sorgt für eine vertrauenswürdige Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden. Wir werden uns in diesem Beitrag nicht nur mit den rechtlichen Aspekten auseinandersetzen, sondern auch aufzeigen, wie Datenschutz zu einem Wettbewerbsvorteil werden kann und welche Rolle die Marketing-Abteilung dabei spielt.

Warum ist Datenschutz in der Marketing-Abteilung wichtig?

In Marketing-Abteilungen werden täglich große Mengen an personenbezogenen Daten verarbeitet. Von Kundendaten in der CRM oder ERP-Lösung, hin zum Newsletter-Marketing bis hin zu Analyse-Tools, die das Nutzerverhalten auf der Webseite verfolgen, sind diese Informationen von unschätzbarem Wert für das Unternehmen.

Was sind personenbezogene Daten und wann werden diese verarbeitet?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Name
• Adresse
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• aber auch IP-Adressen
• die Einkaufshistorie

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur dann rechtlich zulässig, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder weiterer Datenschutzgesetze bestehen. Es gilt das Prinzip „Verarbeitungsverbot mit Erlaubnisvorbehalt“. Da in Unternehmen in den Marketing-Abteilungen eine Vielzahl von personenbezogenen Daten verarbeitet werden, ist es für sie unvermeidlich, sich mit den datenschutzrechtlichen Fragestellungen auseinander zu setzen.

Beispiele für Datenverarbeitungen in der Marketing-Abteilung.

In der Marketing-Abteilung gibt es zahlreiche Datenverarbeitungen, die unbedingt unter Einhaltung der Datenschutzgesetze durchgeführt werden müssen.

Beispiele für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Marketingabteilung umfassen:

• Das Tracking von Besucherströmen und Interaktionen auf der Unternehmenswebseite und anderen Online-Kanälen, um das Nutzerverhalten zu verstehen und die Benutzererfahrung zu verbessern.
• Die Erstellung von Kundenprofilen und Zielgruppen-Segmenten, um gezielte Marketingkampagnen zu erstellen und Kundenbedürfnisse besser zu verstehen.
• Die Durchführung von Umfragen und Marktforschungsstudien, um Feedback von Kunden zu sammeln und Trends und Entwicklungen in der Branche zu identifizieren.
• Die Verwaltung von E-Mail-Marketing-Kampagnen sowie Social-Media-Marketing und Online-Werbung, um Kunden auf verschiedene Arten anzusprechen und sie über die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens zu informieren.
• Die Nutzung von Analytics-Tools wie Google Analytics, den Facebook Pixel oder Matomo, um die Performance von Marketingkampagnen zu messen und zu optimieren.
• Die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen wie dem Vertrieb, um Kundenbeziehungen zu pflegen und Leads zu generieren.

• Die Analyse von Daten aus Social-Media-Kanälen, um Einblicke in die Meinungen und Vorlieben von Kunden zu gewinnen.
• Die Personalisierung von Werbematerialien und Landing Pages basierend auf den Präferenzen und Interessen von Nutzern.
• Die Verarbeitung von Daten aus Funnels und Webanalyse-Tools, um potenzielle Kunden zu identifizieren und Verkaufschancen zu schaffen.
• Die Verarbeitung von Daten aus dem Customer Relationship Management-System (CRM), um zielgerichtete Marketingkampagnen durchzuführen und Kundenbeziehungen zu verbessern.

Die Beispiele zeigen auf, wie vielfältig Marketingmaßnahmen in Unternehmen sein können. Gleichzeitig hat jede dieser Maßnahmen auch Auswirkungen auf den Schutz personenbezogener Daten. Es ist daher wichtig, dass alle Datenverarbeitungen in der Marketing-Abteilung transparent und rechtmäßig erfolgen, um den Schutz der Privatsphäre der Kunden zu gewährleisten und das Vertrauen zu stärken.

Welche Rechtsgrundlagen gibt es?

Als Marketing-Abteilung müssen Sie sich bewusst sein, dass der Datenschutz ein unverzichtbarer Bestandteil Ihrer Arbeit ist. Es gibt zahlreiche rechtliche Bestimmungen, die Sie beachten müssen, um sicherzustellen, dass Sie keine Datenschutzverletzungen begehen.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) findet in allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraumen direkte Anwendung. Daneben bestehen noch nationale Gesetze, die Auswirkungen auf die Beurteilung datenschutzrechtlicher Fragen haben. Dazu gehören in Deutschland unter anderem das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG). In Österreich sind auch das Datenschutz (DSG) und das Telekommunikationsgesetz (TKG) zu beachten. In der Schweiz gilt ab dem 1. September 2023 das revDSG.

Wann sind Datenverarbeitungen erlaubt? Was bedeutet die Einwilligung in der Praxis?

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur dann erlaubt, wenn eine Rechtsgrundlage vorliegt, wie beispielsweise eine Einwilligung der betroffenen Person.

Bei der Einwilligung muss sichergestellt werden, dass die Einwilligung vor der konkreten Datenverarbeitung eingeholt wird. Weitere Voraussetzungen einer DSGVO-konformen Einwilligung sind die Freiwilligkeit ihrer Erteilung sowie die informierte und spezifische Abgabe der Einwilligung. Zusätzlich müssen betroffene Personen ausdrücklich zustimmen, indem sie eine eindeutige und aktive Handlung ausführen, z.B. das Anklicken eines Kontrollkästchens. Eine vorausgewählte Zustimmung (Opt-out) ist nicht zulässig. Dies hat insbesondere Auswirkung auf die Gestaltung von Cookie-Consent-Bannern auf der Website. Eine Einwilligung darf daher den Betroffenen nicht „untergeschummelt“ werden.

Die Einwilligung muss außerdem jederzeit widerrufbar sein und der Widerruf muss genau so leicht erfolgen können wie die Erteilung der Einwilligung.

 

Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass personenbezogene Daten sicher aufbewahrt werden und keine Daten an Dritte ohne Einwilligung weitergeben werden dürfen. Eine Ausnahme davon stellt die Beauftragung von Auftragsverarbeitern dar.

Kann Werbung auf Basis des berechtigten Interesses erfolgen?

Es ist wichtig, dass Unternehmen verstehen, dass der Datenschutz in der Marketing-Abteilung unerlässlich ist. Oft wird gefragt, ob Werbung auf Basis des berechtigten Interesses erfolgen kann.

Die Antwort ist ja. Aber es gibt einige wichtige Dinge zu beachten. Zunächst muss das berechtigte Interesse des Unternehmens klar definiert sein und es muss eine Abwägung zwischen den Interessen des Unternehmens und den Rechten und Freiheiten der betroffenen Person geben.

Darüber hinaus muss das berechtigte Interesse in jeder einzelnen Werbekampagne sorgfältig geprüft werden. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass die betroffenen Personen jederzeit die Möglichkeit haben, der Verarbeitung ihrer Daten zu widersprechen.

Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass das berechtigte Interesse nicht immer die richtige Rechtsgrundlage ist und es keinen Freibrief darstellt, um personenbezogene Daten zu verarbeiten. Soweit eine Maßnahme nicht auf Basis des berechtigten Interesses erfolgen darf, ist oftmals die Einwilligung die richtige Rechtsgrundlage.

Wie ist mit Foto- und Videoaufnahmen nach der DSGVO umzugehen?

Nach der DSGVO müssen Unternehmen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, wie zum Beispiel Foto- und Videoaufnahmen, die Einwilligung der betroffenen Personen einholen. Dies gilt auch für Marketing-Aktivitäten, bei denen Bilder oder Videos von Kunden oder potenziellen Kunden verwendet werden sollen. Es ist wichtig, dass Unternehmen transparent kommunizieren, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden und wie lange sie gespeichert werden.

Zudem müssen Unternehmen sicherstellen, dass die betroffenen Personen jederzeit das Recht haben, ihre Einwilligung zu widerrufen und die Daten danach nachweislich löschen.

Wie können Unternehmen den Datenschutz in der Marketing-Abteilung sicherstellen?

Um den Datenschutz in der Marketing-Abteilung sicherzustellen, können Unternehmen einige grundlegende Maßnahmen ergreifen.

1. Zunächst muss sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter die Auswirkungen datenschutzrechtlicher Fragen auf ihre Arbeit verstehen. Es empfiehlt sich, Richtlinien zu erstellen.
2. Es ist auch wichtig, dass die Mitarbeiter regelmäßig geschult werden, um auf dem neuesten Stand zu bleiben und sich bewusst zu sein, welche Daten sie sammeln und wie sie diese nutzen dürfen. In diesem Zusammenhang können auch Fragen zu den internen Richtlinien beantwortet werden.
3. Darüber hinaus sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie nur die notwendigen Daten sammeln und diese nur für den vorgesehenen Zweck nutzen. Dies betrifft zwei Grundsätze der DSGVO: Need-To-Know-Prinzip und Zweckbindung.
4. Es ist auch wichtig, dass sie die Daten sicher aufbewahrt werden und nur denjenigen Mitarbeitern zugänglich machen, die sie benötigen. Es sind entsprechende technisch-organisatorische Maßnahmen im Unternehmen zu definieren.

Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen können Unternehmen den Datenschutz in der Marketing-Abteilung sicherstellen und das Vertrauen ihrer Kunden gewinnen.

Sie haben noch keine Richtlinien zum Datenschutz in Ihrem Unternehmen und wollen Ihr Team schulen? Wir helfen Ihnen gerne dabei.

 

Wie arbeiten der Datenschutzbeauftragte und die Marketing-Abteilung zusammen?

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind gesetzlich definiert. Je nach Unternehmen und Branche können noch weitere Aufgaben hinzukommen.

Die nachfolgende Auflistung gibt einen guten Überblick über die Kerntätigkeiten eines Datenschutzbeauftragten:

• Überprüfung und Überwachung der Verarbeitung personenbezogener Daten
• Beratung der Geschäftsführung und der Mitarbeiter in Fragen zum Datenschutz aus rechtlicher und organisatorischer Sicht
• Erstellung und Implementierung von Datenschutzrichtlinien, -verfahren und -programmen
• Schulung der Mitarbeiter und Aufklärung über datenschutzrelevante Themen und Verfahren
• Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, um sicherzustellen, dass alle datenschutzrelevanten Anforderungen erfüllt werden
• Durchführung von Datenschutzfolgenabschätzungen und Risikobewertungen
• Verwaltung von Datenschutzverletzungen und Meldung an Aufsichtsbehörden und betroffene Personen
• Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden bei der Durchführung von Untersuchungen oder Audits
• Beratung bei der Integration von datenschutzrelevanten Aspekten in neue Systeme oder Projekte

Der Datenschutzbeauftragte hat eine gesetzlich definierte Rolle, um die Einhaltung des Datenschutzes sicherzustellen. Damit im Interesse des Datenschutzes und des Unternehmens gehandelt werden kann, ist ein vorzeitiges Einbeziehen in geplante Maßnahmen wichtig für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen dem Datenschutzbeauftragten und den unterschiedlichen Abteilungen.

Ein gutes Vertrauensverhältnis zum Datenschutzbeauftragten ist von entscheidender Bedeutung, da er eine wichtige Rolle bei der Gewährleistung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften in einem Unternehmen spielt. Primäres Ziel ist es, Probleme nachhaltig zu lösen und Verbesserungen durch Maßnahmen voranzutreiben.

Fazit

In diesem Blogbeitrag wird die Bedeutung des Schutzes personenbezogener Daten in Marketing-Abteilungen erklärt. Es wird betont, dass die rechtmäßige und transparente Verarbeitung von Daten besonders wichtig ist, um das Vertrauen der Kunden aufrechtzuerhalten. Der Datenschutzbeauftragte spielt eine wichtige Rolle bei der Gewährleistung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften in einem Unternehmen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass ein gutes Vertrauensverhältnis zwischen ihm und den verschiedenen Abteilungen besteht.