Die Erhebung von personenbezogenen Daten in Teilnehmerlisten wie auf Veranstaltungen sind vielfach üblich. Aus Sicht der DSGVO muss der Veranstalter im Voraus die Zwecke der Datenerhebung transparent offenlegen und die Betroffenen darüber in Kenntnis setzen. Wenn beispielsweise keine spätere Kontaktaufnahme geplant ist, ist die ergänzende Erhebung von E-Mail-Adresse und Telefonnummer nicht erforderlich und damit unzulässig. Anderes kann gelten, wenn wie häufig auch Ziel der Veranstaltung ist, Kontakte herzustellen und einen Erfahrungsaustausch anzuregen.

Eine Maßnahme kann sein, dass personenbezogene Daten durch Einzelvordrucke statt durch Listen erfasst werden.