Haben Sie schon mal darüber nachgedacht, wie sicher die Daten Ihrer Hotelgäste sind? In diesem Artikel stellen wir Ihnen die gesetzlichen Grundlagen zum Thema Datenschutz in Hotels vor und zeigen Ihnen, welche Maßnahmen Sie als Hotelier ergreifen müssen, um den Datenschutz Ihrer Hotelgäste zu gewährleisten.

Bedeutung des Datenschutzes in Hotels

Datenschutz ist ein Thema, das in der heutigen Zeit immer wichtiger wird. Besonders in Hotels, wo Gäste ihre persönlichen Daten hinterlassen und sich auf die Vertraulichkeit ihrer Informationen verlassen müssen, ist Datenschutz von großer Bedeutung. In diesem Blog werden wir uns mit der Frage auseinandersetzen, wie Hotels den Datenschutz auch wirtschaftlich gewährleisten können und welche Auswirkungen es hat, wenn dieser nicht beachtet wird. Wir werden uns auch mit aktuellen Entwicklungen im Bereich des Datenschutzes beschäftigen und Tipps geben, wie Hotels ihren Gästen ein hohes Maß an Sicherheit bieten können.

Relevanz von Datenschutz in der Hotellerie

Der Datenschutz ist für die Hotellerie von großer Bedeutung. Denn immanent zur Tätigkeit eines Hotels gehört es, dass vertrauliche Informationen über den Hotelgast gesammelt werden. Diese können beispielsweise Angaben zu seiner Person, Kontaktdaten oder auch Zahlungsinformationen umfassen. Daher ist es unverzichtbar, dass die Hotels mit diesen sensiblen Daten sorgsam umgehen, den Hotelgast darüber aufklären, wie sie verwendet werden, und den Zugang zu personenbezogenen Daten strikt zu regeln.

Ein weiteres sehr relevantes Thema, das in der Hotellerie immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist die „digitale Gastfreundschaft“. Durch die Nutzung innovativer Technologien bedienen Hotels, seine Gäste noch besser. So können Gäste vor ihrer Ankunft über das Smartphones oder Tablets das Zimmer über die Website buchen oder auch Check-in- und Check-out-Vorgänge abwickeln. Dies erfordert ebenfalls einen entsprechenden Schutz der Kundendaten.

In der heutigen Zeit muss jedes Hotel somit eine Reihe von Maßnahmen treffen, um die Privatsphäre seiner Gäste zu schützen und gleichzeitig eine hohe Servicequalität zu bieten. Zudem müssen Hotel ihren Gästen transparent machen, welche personenbezogenen Daten gespeichert und genutzt werden und welche Rechte diese haben. Nur so kann das Vertrauensverhältnis zwischen den Gästen und dem Hotel aufrechterhalten werden – was für beide Seiten ein Vorteil ist!

 

Datenerhebung

Arten von personenbezogenen Daten in Hotels

Die DSGVO schützt die persönlichen Informationen von Hotelgästen und stellt sicher, dass Hotels diese nur mit Zustimmung des Gastes, zur Vertragserfüllung oder zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen verarbeiten. Zu den Informationen gehören Name, Adresse, Kreditkartendaten, die Adresse, die Nationalität der Gäste  und andere relevante Details, die für den Hotelaufenthalt benötigt werden.

Die Einhaltung der DSGVO ist für jedes Hotel von großer Bedeutung und trägt maßgeblich zum Wohlbefinden des Gastes bei – sowohl vor als auch während des Aufenthalts im Hotel. Die Hotellerie hat schon immer großes Augenmerk auf den Schutz personengebundener Datensätze gelegt – jetzt kann sie dies noch besser gewährleistet werden.

Zwecke der Datenerhebung in der Hotellerie

Hotels müssen auch sicherstellen, dass die Daten der Hotelgäste so lange gespeichert werden, wie es für den Aufenthalt erforderlich ist. Dazu müssen Hotels alle technischen und organisatorischen Maßnahmen ergreifen, um die DSGVO einzuhalten – beispielsweise durch regelmäßige Sicherheitschecks oder verschlüsselte Verbindungen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff oder Verlust von Daten.

Hotels können auch überprüfen, ob sie in Bezug auf den Umgang mit persönlichen Daten der Hotelgäste noch weitere Maßnahmen ergreifen können. Einige Hotels bieten beispielsweise eine zusätzliche digitale Anmeldemöglichkeit an, bei der Gäste ihre persönlichen Informationen über eine sichere Plattform eingeben können. Dadurch muss der Gast nicht mehr seine persönlichen Informationen an der Rezeption hinterlegen.

Meldeschein und Datenschutz

Damit der Aufenthalt Ihrer Gäste reibungslos verläuft, müssen diese bei der Ankunft im Hotel einen Meldeschein ausfüllen. Dieser enthält persönliche Daten wie Name, Adresse und Geburtsdatum. Die Hotellerie ist gesetzlich dazu verpflichtet, die Daten der Gäste im Meldeschein zu erfassen und aufzubewahren.

In Abhängigkeit der geltenden Meldegesetze müssen Hotels auch noch weitere personenbezogene Daten erhoben und an die zuständigen Behörden weiterleiten. Hier sei besonders darauf hingewiesen, dass Hotels besondere Vorkehrungen treffen müssen, um DSGVO-konform zu handeln. Häufige Fragen sind in diesem Zusammenhang, inwieweit Passkopien zulässig sind und wie diese aufbewahrt werden müssen.

Hotelgäste haben wiederum das Recht zu erfahren, welche Daten über sie gespeichert werden und wofür sie verwendet werden. In diesem Zusammenhang ist auch auf ein aktuelles Urteil des Europäischen Gerichtshofes zu verweisen, das den Begriff der „Kopie“ nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO nunmehr konkretisierte. Dieses Urteil sorgt für mehr Rechtssicherheit bei Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO führt, jedoch zu erheblichen Mehrbelastungen für Unternehmen und Hotels. Damit Hotels Auskunftsersuchen auch formell richtig erfüllen können, ist ein Prozess unter Einbeziehung der Stakeholder im Unternehmen dazu aufzusetzen.

Zudem können Sie jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen und Hotels müssen diesem Ersuchen nachkommen, soweit kein weiterer Grund mehr für die Speicherung mehr besteht.

Hotel WLAN und Datenschutz

Für viele Hotelgäste ist das WLAN ein wichtiger Aspekt, wenn sie ein Hotelzimmer buchen. Die Verfügbarkeit von schnellem Internet ist heutzutage ein wesentlicher Faktor im Bereich der Hotellerie, um zuverlässige und zufriedene Gäste zu gewinnen. Nicht nur der Komfort und die Bequemlichkeit spielen hierbei eine Rolle, sondern auch die Sicherheit der Verbindung.

In vielen Hotels wird den Gästen ein kostenloses WLAN-Netzwerk zur Verfügung. Es ist essenziell, dass dieses Netzwerk vom Hotelpersonal oder externen IT-Unternehmen regelmäßig überprüft wird, um sicherzustellen, dass es nicht nur stabil und schnell ist, sondern auch so sicher wie möglich gestaltet ist. Die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien ist für Hotels mit WLAN für ihre Gäste unerlässlich. Dieses Vorgehen hilft dabei, Datendiebstahl und -missbrauch vorzubeugen und somit dem Gast Rechtssicherheit zu geben. Vernachlässigt werden darf ich in diesem Zusammenhang auch nicht, welche personenbezogenen Daten der Gäste hier erfasst werden und wie lange diese gespeichert werden.

Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes für Hotelgäste

Schulung des Personals

In der Hotellerie ist es besonders wichtig, dass Hotelgäste sich in ihren Gastgeber-Unterkünften sicher fühlen und dass ihre persönlichen Daten geschützt werden. Aus diesem Grund muss sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter des Hotels über die notwendigen Verfahren zur Einhaltung der Datenschutzbestimmungen informiert und geschult sind.

Eine effiziente Schulung des Personals ist unerlässlich, damit alle Angestellten die gsetzliche Lage und internen Richtlinen  kennen und einhalten. Die regelmäßige Schulung der Mitarbeiter hilft auch dabei, Probleme im Zusammenhang mit dem Schutz von personenbezogenen Informationen frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.

Das Hotelpersonal sollte daher genau über die verschiedenen Sicherheitsmaßnahmen informiert werden, die notwendig sind, um den Schutz von Hotelgästen zu gewährleisten. Dazu gehört unter anderem, dass alle Mitarbeiter die richtigen Datenschutzrichtlinien kennen und verstehen.

Es ist ebenfalls sehr wichtig, dass alle Mitarbeiter über die Rechte der Hotelgäste im Hinblick auf den Datenschutz informiert sind. Daher sollte jeder Angestellte in der Lage sein zu erklären, was ein Gast tun kann, falls er Rechte nach der DSGVO geltend machen möchte. In Folge muss der Mitarbeiter auch die notwendigen internen Schritte kennen, die einzuleiten sind. Um diese Prozesse DSGVO-konform aufzusetzen, ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ein erheblicher Vorteil

Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter hilft dem Hotel, Sicherheitsmaßnahmen zur Gewährleistung des Schutzes persönlicher Daten des Hotelgastes zu implementieren. Dazu gehören beispielsweise die korrekte Speicherung und Verarbeitung von Kundendaten sowie die Einhaltung der DSGVO und die Erstellung interner Richtlinien. Darüber hinaus kann er bei der Überprüfung von Systemen helfen, um eine sichere Umgebung für den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten.

Der professionelle und korrekte Umgang mit sensiblen Informationen ist sehr wichtig für Hotels, da dies einen positiven Einfluss auf die Reputation  hat. Ein Datenschutzbeauftragter kann daher helfen, die Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit der Kundendaten zu gewährleisten und sicherzustellen, dass diese nicht missbraucht oder verletzt werden. Der Schutz persönlicher Daten ist für jeden Hotelbetreiber von entscheidender Bedeutung, um sowohl seine Kundschaft als auch sein Unternehmen zu schützen.

Ein professioneller und qualifizierter Datenschutzbeauftragter ist daher wichtig für jedes Hotel.

Checkliste für Datenschutz in Ihrem Hotel

Die Einrichtung von Firewalls und Virenschutzprogrammen ist unerlässlich, um den Zugriff auf sensible Kundendaten zu verhindern. Außerdem ist es für jedes Hotel wichtig, ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Sicherheit von IT-Systemen einzurichten.

Hotels sollten den Kundendatenschutz kontinuierlich überprüfen und ihre Richtlinien dementsprechend anpassen. Dies bedeutet auch, dass personenbezogene Daten sicher und vertraulich behandelt werden müssen.

Fortbildungen für Mitarbeiter über die Richtlinien des Datenschutzes und regelmäßige Schulungen zum Thema sind wichtig, damit die Mitarbeiter sensibilisiert und über den richtigen Umgang informiert werden. So sinkt das Risiko, dass Fehler im Umgang mit Kundendaten passieren und dem Unternehmen schaden.

Die strikte Einhaltung aller Richtlinien des Datenschutzes sowie der Einsatz fortschrittlicher Technologien im Zusammenhang mit Kundendaten und anderen sensiblen Informationen ist wichtig. Dadurch kann ein effektiver Schutz vor unbefugtem Zugriff auf persönliche Informationen gewährleistet werden.

Je besser Hotels die personenbezogenen Daten ihrer Gäste schützen, desto mehr Vertrauen genießt es – was letztlich das Wohlbefinden des Gastes steigert, die Kundenbindung fördert und ihm einen angenehmen und sicheren Aufenthalt ermöglicht!

Fazit

Hotelgästen ist die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten wichtig. Die Hotellerie hat die Pflicht, diesen gesetzlichen Schutz zu gewährleisten und die Sicherheitsbedürfnisse des Hotelgastes ernst zu nehmen.

Um alle Anforderungen der DSGVO richtig, effizient und professionell umzusetzen empfiehlt es sich, einen professionellen Datenschutzbeauftragten zu beauftragen. Damit sind Sie auf der sicheren Seite und gehen kein unnötiges Risiko für Datenschutzpannen und Strafen ein. Ein Vorteil für Sie und Ihre Gäste.

 

Sicherheit geht vor: Datenschutz-Termin sichern