Wechsel des externen Datenschutzbeauftragten – Mit SCALELINE wird Datenschutz[R]echt easy

Oft wird die Erwartungshaltung an extern eingesetzte Dienstleister nicht erfüllt. Der Vorteil an externen Beauftragten ist, dass der Dienstleistungsvertrag einfach gekündigt werden kann.

Wenn die Benennung eines Datenschutzbeauftragten für Ihr Unternehmen verpflichtend ist, stellt sich die Frage wie der Wechsel auf den neuen externen Datenschutzbeauftragten erfolgt.

Warum wir davon überzeugt sind, dass es für Unternehmen vorteilhafter ist, einen externen Datenschutzbeauftragten zu benennen erfahren Sie hier.

Gründe für die Abberufung des externen Datenschutzbeauftragten

 

Interessenskonflikte vermeiden und Unabhängigkeit sicherstellen

Datenschutzbeauftragte muss unabhängig sein. Ansonsten gilt die Bestellung nicht und es tritt die Situation ein, dass Sie keinen echten Datenschutzbeauftragten haben. Dies ist der Fall, wenn ein gewerberechtlicher Geschäftsführer oder IT-Leiter eines Unternehmens die Funktion übernommen hat.

Unzureichende Beratung

Die DSGVO sieht zum Leidwesen vieler Unternehmen keine bestimmte fachliche Ausbildung vor, um als Datenschutzbeauftragter tätig zu sein.

SCALELINE sieht es als unerlässlich an, eine Kombination aus einer fundiert-juristischen Ausbildung sowie Erfahrung im Projektmanagement vorweisen zu können. Nicht hinreichend qualifizierte Datenschutzbeauftragte stellen auch für Ihre Unternehmen ein erhebliches Haftungsrisiko dar: Rechtsprobleme werden nicht erkannt, technische Thematik werden nicht hinreichend berücksichtigt und von der praktischen Umsetzung eines Datenschutz-Managementsystems in Ihren Unternehmen fehlen jegliche Anzeichen.

Keine Kostentransparenz

Achten Sie im Rahmen der Vertragsverhandlungen auf eine ausreichend determinierte Leistungsbeschreibung und -vereinbarung. Angebote zu Schleuderpreisen deuten nicht nur im Datenschutz auf eine abgespeckte Form der Beratung hin.

Transparenz ist eine der Hauptanliegen der DSGVO. Aus diesem Grund hat sich SCALELINE auch der Kostentransparenz gegenüber seinen Mandanten verschrieben und bietet mit jeder Rechnung eine Übersicht über sämtlich erbrachte Leistungen an.

Anleitung zum Wechsel des externen Datenschutzbeauftragten bzw. von einem internen Datenschutzbeauftragten zu SCALELINE

Einer der Hauptvorteile von externen Datenschutzbeauftragten von SCALELINE ist es, dass wir nicht betriebsblind sind und objektiv in die Beauftragung bei unseren Mandanten starten. Auch ist es großer Vorteil, dass interne Mitarbeitende einem besonderen Kündigungsschutz vergleichbar mit jenem von Betriebsräten unterliegen, eine einfache Trennung von ihnen ist daher nicht möglich.

1. Suche eines neuen Datenschutzbeauftragten

Die Gründe für den gewünschten Wechsel können mannigfaltig sein. Bei einem gewünschten Wechsel ist besonders darauf acht zu geben, dass eine durchgehende Benennung eines Datenschutzbeauftragten gewährleistet wird.

2. Kündigung des Dienstleistungsvertrages & Einleiten von damit verbundenen Maßnahmen

Es ist besonders auf vertragliche Vereinbarungen wie die vereinbarten Laufzeiten und Kündigungsfristen zu achten.

Informieren Sie die zuständigen Stellen im Unternehmen und Ihre IT-Dienstleister über den Wechsel des Beauftragten. Gewährleisten Sie, dass sämtliche Zugänge rechtzeitig entzogen werden. Soweit eine separate E-Mail-Adresse eingerichtet ist, stellen Sie eine Weiterleitung ab dem Datum der Übernahme an den neuen Datenschutzbeauftragten sicher.

3. Bestellung des neuen Datenschutzbeauftragten & Meldung an die Behörde

Stellen sie eine vertragliche Vereinbarung mit dem neuen Datenschutzbeauftragten zur Bestellung ab dem Zeitpunkt des Ausscheidens des alten Datenschutzbeauftragten sicher.

Zur Erfüllung der DSGVO muss der neue Datenschutzbeauftragte an die jeweils zuständige Behörde gemeldet werden. Viele Behörden bieten hierzu ein Online-Formular an, alternativ können Sie auch eine E-Mail an die Behörden verfassen. Diesen Service übernimmt SCALELINE selbstverständlich für seine Mandanten.

4. Ändern von Angaben zum Datenschutzbeauftragten

Hier vorzeitig zu beginnen, ist das A & O. So ist es erforderlich, die Datenschutzhinweise auf den Webpräsenzen zu ändern, die Informationen an Betroffene wie Mitarbeitende sowie Einwilligungstemplates.

Verarbeitet Ihr Unternehmen auch Daten im Auftrag und agiert somit als Auftragsverarbeiter, ist zu prüfen, ob Ihre Verträge vorsehen, dass über die Änderungen in der Person des Datenschutzbeauftragten eine Information an Ihre Vertragspartner verschickt werden muss.

5. Herausgabe von Unterlagen sowie Übergabe an den neuen Datenschutzbeauftragten

Fordern Sie die Ihnen zustehenden Unterlagen vom bisherigen Beauftragten zurück.

6. Zusammenarbeit mit SCALEINE

Der Zusammenarbeit mit uns steht nichts mehr im Wege.

 

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